Tên thật
KẾ HOẠCH
Chương trình tình nguyện “ Sưởi ấm mùa đông 2013”
Câu lạc bộ Hòa Bình Xanh Tỉnh Thanh Hóa
Căn cứ vào các hoạt động thường niên của câu lạc bộ hàng năm, chương trình “ Sưởi ấm mùa đông” đã được thực hiện liên tục từ năm 2010 đến nay và trử thành một chương trình thường niên của Hòa Bình Xanh vào mùa đông hàng năm.
Căn cứ vào thư kêu gọi ủng hộ, giúp đỡ của các thầy cô giáo ở Trường THCS Luận Khê- Thường Xuân- Thanh Hóa.
Căn cứ vào kết quả khảo sát, và tình hình thực tế cần sự giúp đỡ tại Luạn Khê
CLB Hòa Bình Xanh Thanh Hóa lập kế hoạch cho chương trình “ Sưởi ấm mùa đông 2013” cụ thể như sau:
I. Mục đích, ý nghĩa.
- Chương trình hoạt động kêu gọi sự chung tay, ủng hộ của các cá nhân, tổ chức hảo tâm, nhằm góp phần giúp đỡ cho bà con nhân dân và các em học sinh xã Luận Khê vơi bớt những khó khăn.
- Bên cạnh đó, chương trình còn góp phần khơi dậy tinh thần thiện nguyện đến với cộng đồng, đặc biệt là các bạn trẻ, tạo ra chương trình hoạt động ý nghĩa, thiết thực cho các bạn TNV của Câu lạc bộ.
II. Thời gian, địa điểm
1. Thời gian.
a. Thời gian quyên góp
- Từ 25/11/2013 đến 09/01/2014
b. Thời gian thực hiện
- Từ 11-12/1/2014
2. Địa điểm
Xã Luận Khê - Thường Xuân- Thanh Hóa
III. Nội dung, kế hoạch cụ thể
A.Quá trình chuẩn bị, phân công nhiệm vụ.
*. Đơn vị bảo trợ
- Trung tâm thông tin nguồn lực tình nguyện Việt Nam (WIRC)
*. Phối hợp thực hiện
- Huyện Đoàn huyện Thường Xuân
- Đoàn xã Luận Khê
*. Đơn vị tổ chức thực hiện
- Câu lạc bộ Hòa Bình Xanh Thanh Hóa.
1. Ban quản lý điều hành
- Chịu trách nhiệm khảo sát địa điểm, lên kế hoạch cụ thể
- Quản lý, điều hành tất cả các hoạt động của các phòng ban cho chương trình, trực tiếp quyết định và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về chương trình trước Ban quản trị, CLB và tại địa phương hoạt động.
2. Phòng Hoạt động. Nguyễn Thị Huyền phụ trách
- Nắm rõ kế hoạch phổ biến cho tất cả TNV của Câu lạc Bộ để phối hợp cùng thực hiện, giúp ban quản lý điều hành nắm rõ các hoạt động của TNV, kịp thời báo cáo lại những vấn đề phát sinh.
- Lên kế hoạch điều phối các hoạt động của CLB cho hợp lý, tổ chức các chương trình quyên góp ủng hộ giúp đỡ cho “ Sưởi ấm mùa đông 2013”
- Có trách nhiệm báo cáo kịp thời với ban quản lý điều hành về mọi vấn đề phát sinh không thuộc thẩm quyền giải quyết, tránh tự ý xử lý nếu chưa được cho phép hoặc ủy quyền.
- Phối hợp với các phòng ban khác để phân công nhiệm vụ cho các bạn TNV hợp lý, như nhận đồ quyên góp, ủng hộ tại mỗi khu vực sao cho nhanh gọn, đúng hẹn.
2. Phòng truyền thông: Tào văn Linh phụ trách
- Tích cực đăng tải thông tin, cập nhật hình ảnh thường xuyên cho sự kiện của chương trình trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là báo chí, mạng xã hội Facebook, diễn đàn Câu lạc bộ..
- Luôn cập nhật và trả lời thắc mắc của mọi người, nhằm giúp nhiều người hiểu hơn về chương trình “ Sưởi ấm mùa đông” của Câu lạc bộ.
- Kết hợp với phòng Đối Ngoại trong vấn đề thông tin, tìm kiếm, liên hệ với cá nhân, tổ chức hỗ trợ, tài trợ.
- Đưa tin chính xác về các hoạt động của chương trình và CLB, dễ hiểu, ngắn gọn, tránh gây hiểu lầm cho người tiếp nhận.
- Kết hợp với Phòng Đối Nội về thông tin, địa chỉ những người quyên góp, ủng hộ cho CLB để lưu trữ và tiện liên lạc.
3. Phòng Đối Ngoại. Mai Văn Thanh phụ trách
- Tiếp nhận, đàm phán, tìm kiếm nhà tài trợ, hỗ trợ cho chương trình.
- Kết hợp với các phòng ban làm tốt công tác tiếp nhận, vận chuyển đồ quyên góp.
- Lập kế hoạch các chương trình, các hoạt động gây quỹ.
4. Phòng Đối Nội. Nguyễn Thị Bình phụ trách.
- Giúp ban quản lý điều hành quản lý , cập nhật thông tin của TNV.
- Thu quỹ CLB/tháng, có sổ ghi chép thu chi rõ ràng công khai vào các buổi họp CLB.
- Ghi chép tiếp nhận ủng hộ của của các cá nhân, tập thể cho chương trình của CLB, của cả TNV CLB và của người dân, lưu trữ các thông tin cẩn thận để tiện liên hệ sau này.
- Tiếp nhận TNV đăng ký tham gia đi tặng quà trong chương trình. Yêu cầu ghi rõ họ tên, ngày sinh, địa chỉ, SĐT liên hệ.
Lưu ý: Các phòng ban trên phải tuyệt đối tuân thủ các nội quy, quy chế của CLB trong quá trình hoạt động và thực hiện chương trình, có trách nhiệm cao với nhiệm vụ của mình. Đặc biệt là không tự ý trả lời, giải đáp thắc mắc nếu không thuộc thẩm quyền, hoặc chưa hiểu rõ để tránh tình trạng nhầm lẫn, khó hiểu cho người khác. Khi xảy ra bất kể vấn đề gì phải báo cáo lại nhanh nhất cho Ban Quản lý điều hành để xử lý. Không tự ý cung cấp thông tin quan trọng, không cần thiết nếu chưa được cho phép. Các phòng ban phải phối kết hợp với nhau hoạt động cho có hiệu quả.
B. Kế hoạch tổ chức
1. Lực lượng tham gia.
- Tình nguyện viên của CLB, Cộng tác viên và đại diện nhà tài trợ. Đoàn viên thanh niên tại Đoàn xã địa phương.
- Số lượng: 15 TNV câu lạc bộ.
2. Công việc cụ thể.
- Tặng quà, đồ dùng, quần áo cho các hộ dân có hoàn cảnh khó khăn trong xã,
- Tặng sách báo, vở viết cho các em học sinh Tiểu Học, THCS có hoàn cảnh khó khăn.
- Giao lưu với Đoàn thanh niên của xã, với các em học sinh ở các trường trên địa bàn và các hoạt động khác..
3. Yêu cầu với TV tham gia
- Có đủ sức khỏe để tham gia chương trình
- Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, đoàn kết, biết giúp đỡ lẫn nhau
- Có kỹ năng hoạt động tốt
- Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy chế của CLB, của trưởng và phó đoàn
- Yêu cầu quá trình tham gia hoạt động phải mặc áo Đồng phục, áo Đoàn, đeo thẻ thành viên.
- Chú ý trang phục, cách cư xử với người dân địa phương phải hợp lý, không có hành động phân biệt đối xử, gây ảnh hưởng đến hình ảnh TNV và CLB.
- Tuyệt đối không nói tục, chửi thể trong quá trình tham gia hoạt động, không đuà nghịch quá trớn.
- Không tự ý bỏ đi đâu nếu chưa xin phép và được sự đồng ý của trưởng đoàn, nhằm đảm bảo an toàn cho TNV.
- TNV phải gương mẫu, hòa đồng, tạo thiện cảm tốt cho nhân dân địa phương, trong quá trình sinh hoạt tại địa phương phải biết giữ vệ sinh chung, bảo vệ môi trường…
- Nghe theo lời chỉ đạo điều hành của trưởng, phó đoàn, tuyệt đối không vi phạm các nội quy như trên.
4. Họp tổng kết
- Sau khi chương trình kết thúc CLB sẽ tổ chức họp để tổng kết chương trình, rút kinh nghiệm,, biểu dương TNV hoàn thành suất sắc nhiệm vụ, khiển trách, kỷ luật ( nếu có) với TNV vi phạm nội quy, chưa hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Công khai chi phí sinh hoạt, hoạt động, đọc và lưu trữ thông tin với các cá nhân, tổ chức có đóng góp, tài trợ, hỗ trợ cho chương trình.
- Gửi thư cảm ơn tới các đơn vị tại địa phương, cá nhân, tổ chức tài trợ cho chương trình.
Trên đây là toàn bộ kế hoạch chương trình “ Sưởi ấm mùa đông 2013” của CLB Hòa Bình Xanh Thanh Hóa.
T/M CÂU LẠC BỘ HÒA BÌNH XANH THANH HOÁ
PHÓ CHỦ NHIỆM
( Đã Ký )
Phạm Hoa
