Tên thật
Ban quản trị Câu lạc bộ tình nguyện Hòa Bình Xanh Việt Nam thông báo tới tất cả các cá nhân, đơn vị trong câu lạc bộ các nội dung thống nhất của tổ chức, hoạt động trong cuối năm 2013 và trong năm tình nguyện Quốc gia 2014 như sau:
I – VỀ TỔ CHỨC CÂU LẠC BỘ
1. Đối với Ban quản trị và các ban chuyên môn.
- Ban quản trị Câu lạc bộ tình nguyện Hòa Bình Xanh Việt Nam giữ nguyên nhân sự tổ chức như hiện nay.
- Các ban chuyên môn của câu lạc bộ bao gồm Ban hoạt động, Ban đối nội, Ban đối ngoại, Ban truyền thông và quan hệ công chúng trực tiếp tuyển, đào tạo và đề xuất bổ nhiệm nhân sự là điều hành viên câu lạc bộ đến chậm nhất là ngày 20/02/2014 phải đầy đủ nhân sự.
2. Đối với Câu lạc bộ các tỉnh.
- Ban quản lý điều hành các tỉnh chưa có đủ nhân sự hoàn chỉnh bao gồm Chủ nhiệm, Phó chủ nhiệm, Trưởng phòng các phòng chuyên môn, Phó phòng các phòng chuyên môn thì phải họp và cơ cấu lại, kiến nghị lên Chủ tịch bổ nhiệm cho đủ nhân sự làm việc hiệu quả. Đối với các tỉnh Thái Nguyên và thành phố Hà Nội, Chủ tịch sẽ trực tiếp bổ nhiệm, miễn nhiệm một số nhân sự và chỉ đạo cho bầu bổ sung dưới ý kiến của Ban quản trị. Ban điều hành các tỉnh phải hoàn thành công tác này trước ngày 10/12/2013. Tỉnh Quảng Bình sẽ hoàn thành trước ngày 30/02/2014
- Các phòng chuyên môn của các tỉnh phải được cơ cấu lại hoàn chỉnh và có đủ nhân sự để hoạt động làm việc trước ngày 10 tháng 12 năm 2013.
- Các tỉnh không được phép thêm tên, thay tên gọi câu lạc bộ theo cách chia nhóm các đội nhỏ. Không tăng thêm cơ cấu câu lạc bộ. Chỉ chia theo khu vực địa lý để sinh hoạt thường niên, mọi hoạt động, chủ trương hoạt động, chương trình hoạt động đều thống nhất từ trên xuống dưới.
II – VỀ HOẠT ĐỘNG
1. Mọi chương trình hoạt động của câu lạc bộ đều theo tiến trình thống nhất từ trên xuống dưới. Phù hợp với Điều lệ, Nội quy, Quy chế và các quy định của câu lạc bộ, của Pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trong hai tháng cuối năm 2013 và đầu năm 2014 vào kỳ thi (cũng như các đợt thi tiếp theo) nhưng nếu lịch thi của các trường không trùng nhau thì các hoạt động sinh hoạt thường niên của câu lạc bộ vẫn diễn ra bình thường với các thành viên thuộc các trường chưa thi hoặc đã thi kể từ ngày 29/11/2013 để đảm bảo quyền lợi cho các bạn thành viên.
2. Các chương trình hoạt động đều phải công khai, minh bạch, thông báo rộng rãi để tất cả các thành viên được biết, nắm được và tham gia hoạt động. Các chương trình hoạt động đang diễn ra, các kế hoạch, lịch trình đã lên vẫn tiến hành bình thường và phải hoàn thành đúng mục tiêu, kế hoạch đã đề ra.
3. Các buổi họp thường niên của Ban quản lý điều hành phải đảm bảo thường xuyên được diễn ra ít nhất 2 tuần 1 lần và có nội dung rõ ràng, định hướng hoạt động cụ thể và báo cáo trực tiếp nội dung họp lên Ban quản trị cũng như thông báo rộng rãi đến các thành viên câu lạc bộ.
- Chủ nhiệm hoặc phó chủ nhiệm phải chịu trách nhiệm điều hành chính cuộc họp, tôn trọng ý kiến của các thành viên Ban quản lý điều hành, tuân thủ sự thống nhất của Ban quản lý điều hành với số phiếu biểu quyết theo quy định của quy chế làm việc.
- Chủ nhiệm, phó chủ nhiệm các câu lạc bộ viết báo cáo tổng kết hoạt động năm 2013 và nêu rõ các vấn đề đang còn tồn tại trong công tác quản lý, điều hành của cá nhân mình gửi về Ban quản trị qua mail hoabinhxanhvietnam@gmail.com trước ngày 05/12/2013.
- Trong các hoạt động, công tác hoạt động chung Ban quản lý điều hành các tỉnh phải thường xuyên báo cáo Ban quản trị về hoạt động của đơn vị một tháng 1 lần kể từ tháng 12 năm 2013.
- Các thông báo hoạt động phải được đưa lên diễn đàn theo lịch trình hoạt động hàng tháng cụ thể để các bạn thành viên nắm được, sắp xếp thời gian tham gia. Tránh chồng chéo trong các lịch hoạt động. Các chương trình mục tiêu quốc gia phải đảm bảo được tiến hành và thực thi có hiệu quả.
4. Các Phòng hoạt động báo cáo về Ban hoạt động tổng kết các hoạt động của câu lạc bộ năm 2013, với 3 nội dung chính bao gồm: Tên và nội dung chương trình, thời gian hoạt động, hiệu quả đạt được qua mail hoatdonghoabinhxanhvietnam@gmail.com trước ngày 15/12/2013.
- Các phòng hoạt động phải luôn đảm bảo hoạt động của câu lạc bộ được diễn ra thường xuyên, thông suốt, hiệu quả không làm mất thời gian của các thành viên câu lạc bộ.
- Công tác tuyển và tiếp nhận thành viên phải diễn ra thường xuyên, liên tục nhưng phải chặt chẽ trong công tác quản lý thành viên trong quá trình hoạt động.
- Kể từ ngày 29/11/2013 câu lạc bộ chỉ tiếp nhận thành viên đăng ký tham gia hoạt động tại câu lạc bộ theo mốc thời gian 3 tháng, 5 tháng, 8 tháng và 1 năm kể từ ngày thành viên nộp đơn và yêu cầu các thành viên tuân thủ thời gian đăng ký của mình. Khi hết hạn, thành viên nào muốn tham gia tiếp tại câu lạc bộ thì tiếp tục viết đơn xin tham gia. Do đó, các phòng hoạt động tổ chức cho thành viên của câu lạc bộ viết lại đơn đăng ký tham gia câu lạc bộ theo các mốc trên và cùng phòng đối nội phân loại danh sách thành viên theo 4 tiêu chuẩn trên chậm nhất ngày 07/12/2013 phải hoàn thành.
- Công tác chăm lo giáo dục, các hoạt động về giáo dục đào tạo, đồng hành cùng các bạn là thành viên, học sinh, sinh viên câu lạc bộ phải được lên kế hoạch và tiến hành kể từ ngày 29/11/2013 để các bạn thành viên câu lạc bộ yên tâm học tập và hoạt động.
4. Các Phòng đối nội báo cáo về Ban đối nội danh sách các thành viên chính thức bao gồm các mục: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, số điện thoại, địa chỉ, thành viên phòng chuyên môn, Thời gian hoạt động tại câu lạc từ ngày đến ngày của câu lạc bộ hiện nay sau khi đã phân loại 4 nhóm tình nguyện viên như trên và yêu cầu các thành viên câu lạc bộ kể cả các thành viên Ban quản lý điều hành nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định của câu lạc bộ, sau đó gửi về mail doinoihoabinhxanhvietnam@gmail.com trước ngày 20/12/2013 để Ban đối nội nắm được và tiến hành làm thẻ.
- Từ danh sách trên, phòng đối nội đăng tải lên mục “Bản điểm thành viên” của đơn vị mình trên Diễn đàn Hòa Bình Xanh Việt Nam theo mẫu sẽ được gửi lên diễn đàn. Khi có thành viên mới phòng đối nội phải ngay lập tức cập nhật thêm thông tin thành viên vào danh sách đó.
- Công tác đối nội yêu cầu phải chặt chẽ, hiệu quả và gắn kết được các thành viên trong câu lạc bộ. Phải thường xuyên thăm hỏi, chăm lo các thành viên ốm đau, gặp hoàn cảnh khó khăn.
- Công khai minh bạch trong công tác tài chính và thường xuyên kiến nghị Ban đối nội có các chính sách hợp lý với việc chăm lo cho thành viên.
5. Các phòng đối ngoại báo cáo hoạt động năm 2013 về Ban đối ngoại kèm theo thông tin các đối tác, đơn vị hợp tác đối với câu lạc bộ trong năm và các đơn vị có mối quan hệ tốt đẹp với câu lạc bộ về mail doingoaihoabinhxanhvietnam@gmail.com trước ngày 15/12/2013.
6. Các phòng truyền thông báo cáo hoạt động năm 2013 về Ban truyền thông và thông tin các đơn vị, cơ quan báo chí, truyền thông đã hợp tác với câu lạc bộ trong năm 2013 về mail truyenthonghoabinhxanhvietnam@gmail.com trước ngày 15/12/2013.
- Quán triệt công tác truyền thông nghiêm chỉnh, hiệu quả. Tin bài nhanh chóng, rõ rang hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Kể cả thông tin về các buổi sinh hoạt thường niên.
- Công tác thông tin, truyền thông, thông báo của câu lạc bộ không được phép sử dụng trên Facebook và các mạng xã hội khác nữa kể từ ngày 29/12/2013 mà toàn bộ đều tập trung trên diễn đàn Hòa Bình Xanh Việt Nam tại địa chỉ http://hoabinhxanh.org và dẫn link trên các mạng xã hội mà thôi. Điều này tuyệt đối phải được thực thi để tuân thủ Pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam với công tác thông tin truyền thông của các tổ chức xã hội.
III – CÁC VẤN ĐỀ KHÁC
1. Ban quản trị sẽ kiên quyết thưởng phạt công minh trong các hoạt động của câu lạc bộ từ ngày 29/11/2013 đối với các cá nhân, tập thể của câu lạc bộ.
2. Các hoạt động văn nghệ, văn hóa thể thao cần phải được diễn ra thường xuyên, liên tục, tiết kiệm và hiệu quả tạo sân chơi lành mạnh cho các bạn thành viên. Ban quản trị yêu cầu thành lập FC Hòa Bình Xanh Việt Nam do Ban hoạt động quản lý và FC Hòa Bình Xanh các tỉnh, thành phố do Phòng hoạt động các tỉnh thành phố quản lý.
3. Hòa Bình Xanh TV và Hòa Bình Xanh Radio sẽ do Ban truyền thông quản lý, các phòng truyền thông có nhiệm vụ tổng hợp tin bài, yêu cầu quà tặng âm nhạc, yêu cầu thông tin của các bạn thành viên và gửi về mail hoabinhxanhradio@gmail.com hoặc mail của Ban truyền thông.
4. Yêu cầu các đơn vị nghiêm túc thực hiện “công báo” này! Kể từ khi "công báo" có hiệu lực tất cả các hoạt động của câu lạc bộ đều phải đi vào chấp hành. Cá nhân, đơn vị nào vi phạm sẽ phải chịu kỷ luật theo quy định.
IV – TỔ CHỨC KIỂM TRA
1. Đoàn kiểm tra công tác thực hiện theo “công báo” tại Hà Nội sẽ diễn ra vào ngày 22/12/2013 với các đồng chí:
- Vũ Thanh Mai – Trưởng đoàn công tác.
- Nguyễn Thị Trinh.
- Đỗ Thị Lan.
- Dương Văn Toản.
2. Đoàn kiểm tra công tác thực hiện theo “công báo” tại Thái Nguyên sẽ diễn ra vào ngày 29/12/2013 với các đồng chí:
- Dương Văn Toản - Trưởng đoàn
- Nguyễn Thu Mai
- Bùi Bích Thủy
- Bùi Văn Đồng
3. Đoàn kiểm tra công tác thực hiện theo “công báo” tại Thanh Hóa sẽ diễn ra vào ngày 29/12/2013 với các đồng chí:
- Phạm Tuấn Anh - Trưởng đoàn
- Lưu Văn Hiển
- Nguyễn Thị Trinh
4. Đoàn kiểm tra công tác thực hiện theo “công báo” tại Quảng Bình sẽ diễn ra vào ngày 23/02/2014 với các đồng chí:- Phạm Tuấn Anh - Trưởng đoàn
- Lưu Văn Hiển
- Nguyễn Thị Trinh
Hà Nội ngày 28 tháng 11 năm 2013
T.M CÂU LẠC BỘ
TÌNH NGUYỆN HÒA BÌNH XANH VIỆT NAM
CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Phạm Tuấn Anh
