Tên thật
PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ CÔNG TÁC ĐIỀU HÀNH NĂM 2014
ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ CÁC TỈNH – THÀNH PHỐ
I – NHIỆM VỤ CỤ THỂ CHO CÁC BỘ PHẬN CỦA ĐƠN VỊ CÁC TỈNH – THÀNH PHỐ
Từ ngày hôm nay ngày 24 tháng 02, tất cả các bộ phận của câu lạc bộ dưới đây đều phải hoạt động tốt nhiệm vụ của mình được phân công cụ thể như sau:
1. Nhiệm vụ của Ban quản lý điều hành:
- Tổ chức sinh hoạt thường niên ít nhất một tháng 2 lần.
- Tổ chức tuyển thành viên.
- Tổ chức tập huấn kỹ năng cho thành viên.
- Tiếp nhận các thông tin, chỉ đạo từ Ban quản trị và thông báo cho các thành viên trong câu lạc bộ được biết cũng như chỉ đạo, phân công cụ thể nhiệm vụ cho các phòng chuyên môn, cho các cá nhân thực hiện.
- Nghiêm túc, gương mẫu trong các hoạt động của câu lạc bộ.
- Thường xuyên theo dõi, sâu sát tình hình hoạt động của câu lạc bộ. Nắm rõ hoàn cảnh của từng thành viên trong câu lạc bộ để kịp thời động viên, giúp đỡ.
- Tổ chức thường xuyên các hoạt động gây quỹ.
- Tổ chức thường xuyên các chương trình tình nguyện ý nghĩa, thiết thực, hiệu quả.
- Tiếp thu ý kiến, nguyện vọng của thành viên câu lạc bộ và đề nghị Ban quản trị xem xét phê duyệt.
2. Nhiệm vụ của phòng hoạt động:
- Tổ chức tập văn nghệ, nhảy dân vũ cho thành viên ít nhất 1 tháng một lần.
- Tổ chức các hoạt văn hóa, thể thao, vui chơi cho thành viên.
- Lên kế hoạch các hoạt động.
- Lên dự án các chương trình tình nguyện.
- Cập nhật điểm và đăng bảng điểm hàng tuần lên diễn đàn.
- Phối hợp với phòng đối nội tổ chức sinh nhật cho thành viên 1 tháng một lần.
- Đề xuất các hoạt động giúp đỡ kịp thời những hoàn cảnh khó khăn, bất hạnh trong cuộc sống.
- Tiếp nhận các thông tin, chỉ đạo từ Ban hoạt động, Ban quản trị và thông báo cho các thành viên trong câu lạc bộ được biết cũng như chỉ đạo, phân công cụ thể nhiệm vụ cho các cá nhân thực hiện.
3. Nhiệm vụ của phòng đối nội:
- Cập nhật lịch hoạt động hàng tháng lên diễn đàn Hòa Bình Xanh Việt Nam.
- Thông báo hoạt động cho các thành viên.
- Phối hợp với phòng hoạt động tổ chức sinh nhật cho thành viên 1 tháng một lần.
- Nắm rõ hoàn cảnh của từng thành viên để giúp đỡ kịp thời.
- Tổ chức thăm hỏi, chăm sóc khi thành viên đau ốm…
- Lưu trữ hồ sơ thành viên, hồ sơ giấy tờ của câu lạc bộ.
- Cập nhật danh sách thành viên lên diễn đàn Hòa Bình Xanh Việt Nam.
- Chuẩn bị nước nôi, lương thực, thực phẩm, y tế, đồ dùng, dụng cụ cho các hoạt động của câu lạc bộ.
- Thu quỹ, tiếp nhận tài trợ, quản lý tài chính và chi tiêu.
- Tổ chức làm đồng phục, làm thẻ cho thành viên.
- Đề xuất khen thưởng kịp thời những tấm gương của câu lạc bộ.
- Đề xuất giúp đỡ kịp thời những thành viên gặp khó khăn.
- Tiếp nhận các thông tin, chỉ đạo từ Ban đối nội, Ban quản trị và thông báo cho các thành viên trong câu lạc bộ được biết cũng như chỉ đạo, phân công cụ thể nhiệm vụ cho các cá nhân thực hiện.
4. Nhiệm vụ của phòng đối ngoại:
- Liên hệ nơi tổ chức các hoạt động.
- Lên kế hoạch xin tài trợ.
- Đàm phán xin tài trợ.
- Duy trì các mối quan hệ với các tổ chức, đơn vị, cá nhân có mối quan hệ với các hoạt động của câu lạc bộ.
- Lên danh sách các tổ chức, đơn vị, cá nhân có mối quan hệ với các hoạt động của câu lạc bộ và gửi thư cảm ơn cũng như gửi lời cảm ơn lên diễn đàn Hòa Bình Xanh Việt Nam.
- Phát ngôn, trả lời các vấn đề của câu lạc bộ với các cơ quan báo chí, đơn vị truyền thông… .
- Tiếp nhận các thông tin, chỉ đạo từ Ban đối ngoại, Ban quản trị và thông báo cho các thành viên trong câu lạc bộ được biết cũng như chỉ đạo, phân công cụ thể nhiệm vụ cho các cá nhân thực hiện.
5. Nhiệm vụ của phòng truyền thông:
- Viết tin bài về các buổi sinh hoạt thường niên.
- Viết tin bài về các chương trình của câu lạc bộ.
- Viết tin bài về các buổi họp.
- Viết tin bài về những hoàn cảnh khó khăn, bất hạnh ngoài cuộc sống.
- Viết về những tấm gương trong câu lạc bộ.
- Viết các bài phỏng vấn hoặc quay phỏng vấn thành viên câu lạc bộ về các mảng học tập, đời sống, cảm nhận, suy nghĩ sau những chương trình hoạt động, ý kiến đóng góp cho các hoạt động của câu lạc bộ.
- Thiết kế băng rôn, bane, khẩu hiệu.
- Quay phim, chụp ảnh, dựng video phóng sự, tin tức về các hoạt động của câu lạc bộ rồi đăng tải lên trang https://www.youtube.com/hoabinhxanhvietnam
- Tiếp nhận các bài thành viên gửi Hòa Bình Xanh Radio và gửi về hoabinhxanhradio@gmail.com đều đặn hàng tuần.
- Thường xuyên, liên tục cập nhật thông tin lên diễn đàn Hòa Bình Xanh Việt Nam.
- Quản lý các group Facebook của câu lạc bộ.
- Duy trì thông tin của câu lạc bộ hoạt động thường xuyên, liên tục.
- Tiếp nhận các thông tin, chỉ đạo từ Ban truyền thông, Ban quản trị và thông báo cho các thành viên trong câu lạc bộ được biết cũng như chỉ đạo cho các cá nhân thực hiện.
6. Nhiệm vụ của mỗi thành viên câu lạc bộ:
- Thường xuyên truy cập diễn đàn Hòa Bình Xanh Việt Nam để cập nhật thông tin, trao đổi thông tin.
- Chấp hành đúng giờ giấc sinh hoạt, hoạt động.
- Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy điều lệ câu lạc bộ.
- Tham gia đầy đủ các hoạt động của câu lạc bộ.
- Đề nghị câu lạc bộ tổ chức các hoạt động giúp đỡ những thành viên có hoàn cảnh khó khăn.
- Đề nghị câu lạc bộ tổ chức các hoạt động giúp đỡ những hoàn cảnh khó khăn ngoài cuộc sống.
- Thực hiện tốt nhiệm vụ được giao trong phòng chuyên môn của mình.
Lưu ý:
- Các ban, phòng nói trên được tổ chức họp riêng để giải quyết công việc được giao của Ban, phòng mình.
- Những đơn vị tỉnh – thành phố và phòng chuyên môn nào chưa lập mail thì lập ngay trước ngày 25/02/2014 theo đúng cú pháp hướng dẫn tại phần liên hệ của website hoabinhxanh.org.
II – ĐỘI
Xét theo đề nghị của các tỉnh cho phép chia đội để sinh hoạt cho dễ. Chủ tịch câu lạc bộ nhất trí cho phép và yêu cầu cụ thể như sau:
- Mỗi đội sẽ có một Đội trưởng đứng đầu.
- Thành viên của mỗi đội phải được chia đồng đều vào các phòng chuyên môn. Ví dụ Đội Hòa Bình Xanh tỉnh Thanh Hóa – Khu vực miền núi phía Tây (Đội 2 Hòa Bình Xanh Thanh Hóa) có 20 thành viên thì mỗi phòng chuyên môn sẽ là 5 người để dễ phân công công việc khi sinh hoạt.
- Lịch sinh hoạt của các đội phải đồng đều, nhất quán như nhau.
- Đảm bảo thông tin tới các đội phải nhất quán, kịp thời, cùng lúc để không bị chồng chéo, sai lệch, chậm trễ trong hoạt động.
- Các đội không có chức năng đối nội, đối ngoại, truyền thông và hoạt động riêng lẻ.
- Các tỉnh hoàn thành việc chia đội – tên gọi, Đội trưởng, thông tin liên hệ với đội trưởng và gửi về mail hoabinhxanhvietnam@gmail.com trước ngày 30/03/2014.
- Tên gọi của các đội có thể như sau: Đội 1 Hòa Bình Xanh tỉnh Thanh Hóa; Đội Hòa Bình Xanh Thái Nguyên trường Đại học Công nghiệp.
- Ban Quản lý điều hành các tỉnh chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp các đội này.
BAN QUẢN TRỊ
